Ha már egy ideje használod a Trellót, valószínűleg többször is gondoltad már azt, hogy „Ez nagyszerű, de bárcsak magától is tudna dolgokat csinálni.” Itt jön a képbe Butler, a motorja… munkafolyamat-automatizálás a Trellóban Naponta kattintásokat, hibákat és időt takarít meg. Helyes használat esetén egy átlagos irányítópultot valódi termelékenységi erőművé alakíthat.
Butler mellett a Trellóban számos más is megtalálható Power-Upok és integrációk Ezek az eszközök lehetővé teszik, hogy a tábláidat más erőforrásokkal, például a Slackkel, a Google Drive-val, a Jira-val vagy a Confluence-szel összekapcsold. Az automatizálás és a külső csatlakozók kombinálásával átfogó projektmenedzsment rendszert építhetsz ki, központosítva az információkat és minimalizálva az ismétlődő, fárasztó és alacsony értékű feladatokat.
Mi az a Trello, és miért olyan hasznos a projektek kezelésében?
A Trello egy táblákon, listákon és kártyákon alapuló vizuális kezelőeszköz, amely azért vált nagyon népszerűvé, mert Egyszerű, rugalmas és szinte bármilyen típusú projekthez alkalmasMinden tábla egy projektet vagy munkaterületet jelöl; azon belül a listák általában a folyamatot tükrözik (pl. Függőben, Folyamatban, Kész), a kártyák pedig feladatokat, ötleteket vagy konkrét elemeket jelképeznek.
Ennek a rendszernek köszönhetően egy pillantással könnyen áttekinthető mit csinálnak, ki csinálja, és milyen állapotban vannak az egyes feladatokA csapatprojektek kezelése mellett a Trellót ütemtervek tervezésére is használják, megbeszélések és feladatok szervezésemegosztott erőforrások tárolására, vagy akár a személyes életre, például a házimunka vagy a személyes projektek kezelésére.
Az egyik legnagyobb előnye, hogy jelentősen csökkenti az e-mail használatát, mivel A munka kommunikációja és dokumentálása kártyákra koncentrálódikMinden kártyához tartozhatnak megjegyzések, mellékletek, lejárati dátumok, címkék, ellenőrzőlisták és hozzárendelt tagok, így elkerülhetők a végtelen és szétszórt e-mail-láncok.
Billentyűparancsok és speciális keresések a gyorsabb munkavégzés érdekében
Mielőtt belemerülnénk a Butler automatizálásába, érdemes kihasználni néhány alapvető funkciót, amelyek minden művelettel másodperceket takarítanak meg, és összességében rengeteg időt jelentenek. Az első a használata Trello billentyűparancsokamelyek lehetővé teszik, hogy az egérhez alig hozzáérve mozogj és cselekedj.
Egy gyakran használt példa a kulcs B, amely megnyitja az irányítópult menüjét hogy gyorsan megtaláld bármelyik táblát, amelyhez hozzáférsz. A Trello a kombinációk hosszú listáját kínálja: a kártyák archiválásától és listák közötti mozgatásától kezdve a táblák közötti váltásig. Nem kell mindet megjegyezned, mivel a bezárás kérdőjel (?) gomb megnyomásával megnyílik egy ablak az összes elérhető gyorsbillentyűvelígy fokozatosan beillesztheted őket a rutinodba.
Egy másik hatásos trükk az speciális keresések a Trellón belülNem elég csak begépelni egy szót, és kész is; speciális operátorok segítségével nagy pontossággal szűrheted a kártyákat. Például kereshetsz kártyákat egy adott tábláról, egy adott listáról, egy adott csapattaghoz rendelt kártyákat, vagy egy adott dátumtartományon belül lejáró kártyákat.
Előadhat is negatív keresések bizonyos kifejezések kizárásáraEz hihetetlenül hasznos, ha egy projektben sok hasonló nevű kártya van. Ezeknek a szűrőknek köszönhetően egy elveszett kártya megtalálása egy nagy táblán fejfájásból másodpercek alatt megoldható, és a nézeteket bármikor testreszabhatod az igényeid szerint.
A Trello további egyszerű időtakarékos funkciói
A gyorsbillentyűk és keresések mellett a Trello számos nagyon egyszerű funkciót is tartalmaz, amelyek okos használat esetén lehetővé teszik, hogy csökkentse a manuális feladatokat és dolgozzon kényelmesebbenAz egyik ilyen az a képesség, hogy több kártyát is létrehozzunk meglévő tartalmakból, például szöveges listákból, táblázatokból vagy e-mailekből.
Képzeld el, hogy van egy teendőlistád egy dokumentumban vagy e-mailben; ahelyett, hogy egyesével másolnád őket, beillesztheted egy kártyára, vagy integrációkat használhatsz a következőkhöz: Minden sor automatikusan független kártyává válik.Ez tökéletes, ha egy olyan projektet kezdesz, amelyben már sok információ van a Trellón kívül megírva.
Az is rendkívül hasznos, hogy képesek vagyunk csatolja a kapcsolódó táblákat és kártyákat Ha egy projekt egy másiktól függ, vagy ha vannak olyan feladataid, amelyek más táblákhoz kapcsolódnak, egyszerűen kapcsold össze őket, hogy a csapat egyik tábláról a másikra ugorhasson anélkül, hogy időt pazarolna a linkek keresésére. Ez segít abban, hogy az információk összekapcsolódjanak, és jobban megértsd az egyes feladatok kontextusát.
Egy másik érdekes lehetőség a listák vagy táblák követése (figyelése). Így teheted meg Értesítéseket kaphat az Önt érdeklő tevékenységekről. még akkor is, ha nem Ön a közvetlenül felelős személy ezekért a kártyákért. Ideális felügyelők, projektmenedzserek vagy kollégák számára, akiknek folyamatosan tájékozódniuk kell anélkül, hogy aktívan részt vennének minden feladatban.
Mik azok a Trello Power-Upok, és hogyan javítják a tábláidat?
A Power-Upok olyan kiegészítők, amelyek extra funkciókat adnak a táblákhoz, és sokkal erősebb platformmá teszik a Trellót. Lényegében ezek Integrációk és bővítmények, amelyek kibővítik a Trello alapvető képességeit, lehetővé téve a folyamatok automatizálását, más alkalmazások csatlakoztatását vagy az információk vizualizációjának javítását.
A Power-Upokkal olyan dolgokat tehetsz, mint naptárak szinkronizálása, fájlok kezelése, adatok elemzése vagy kommunikációs eszközök integrálásaA cél az, hogy ne kelljen alkalmazásról alkalmazásra ugrálni egy projekt követéséhez, hanem a tábla váljon a központi csomóponttá, ahol minden megtalálható, amire a csapatnak szüksége van.
Az egyik legnagyobb erőssége a testreszabhatóság: minden csapat csak a szükséges Power-Upokat aktiválhatja, így A Trello alkalmazkodik az adott munkafolyamatokhoz ahelyett, hogy a csapatot arra kényszerítenék, hogy alkalmazkodjon az eszközhöz. Így egy marketingcsapat, egy ügyfélszolgálati csapat és egy fejlesztőcsapat nagyon különböző módon használhatja a Trellót ugyanazon az alapon.
A Trello Power-Upokkal való testreszabásának előnyei
A Trello Power-Upokkal való testreszabása számos előnnyel jár. Egyrészt a következőket teheted: javítsd az információk látásmódját és elemzésétPéldául az analitikai és irányítópult-power-upokkal a kártyákat vizuális jelentésekké, diagramokká vagy vezérlőpanelekké alakíthatja, amelyek megkönnyítik a döntéshozatalt.
Más szempontból a Power-Upok elősegítik a kommunikációt, mivel lehetővé teszik Kapcsold össze a Trellót üzenetküldő és együttműködési eszközökkel mint például a Slack vagy a Microsoft Teams. Ez csökkenti a platformok közötti súrlódást, és elkerüli azt az érzést, hogy a munka sok különböző webhely között „szétszóródik”. Minden világosan és szervezetten kapcsolódik össze.
A termelékenység is az egekbe szökik, ha folyamatorientált Power-Upokat adunk hozzá, valami nagyon hasznos a távmunkához, mint a Butler vagy a Naptár, mert ezek lehetővé teszik Automatizálja az ismétlődő feladatokat, rendszerezze a fontos dátumokat és kezelje a határidőket anélkül, hogy mindent manuálisan kellene felügyelnie.Röviden, a Power-Upok a Trellót egyfajta konfigurálható svájci bicskává változtatják minden csapat számára.
Külső eszközök integrációja: a munka központosítása
A mai csapatok egyik legnagyobb problémája, hogy túl sok eszközzel dolgoznak egyszerre, különösen távoli projektmenedzsment eszközökE-mail, chat, fájlkezelő, CRM, dokumentációs platform stb. Ez információfragmentálódáshoz és bonyolultabb koordinációhoz vezet. Itt mutatkozik meg a Power-Up. Külső eszközök integrációja a Trellóval.
A Trello összekapcsolása olyan alkalmazásokkal, mint a Google Drive, Slack, Confluence Cloud vagy JiraEzáltal a tábla az összes fontos adatod központi központjává válik. Például megnyithatsz egy Drive-dokumentumot egy kártyáról, ellenőrizheted egy Jira-probléma állapotát, vagy hozzáférhetsz egy Confluence-oldalhoz anélkül, hogy elhagynád a Trellót.
Ez a centralizáció azt jelenti, hogy a csapat Töltsön kevesebb időt szétszórt információk keresésére és több idő marad magára a munkára. Továbbá csökkennek a koordinációs hibák, mivel mindenki láthatja a kulcsfontosságú elemek aktuális állapotát a táblán anélkül, hogy kérdéseket kellene feltennie vagy a fülek között navigálnia.
Kiemelt power-upok: Slack, Google Drive, Confluence, Jira és mások
A nagyszámú elérhető Power-Up közülNéhányuk gyakorlatilag nélkülözhetetlenné vált sok csapat számára, különösen az automatizálási munkafolyamatokkal kombinálva:
A power-up A Slack lehetővé teszi a beszélgetések Trello-kártyákhoz való összekapcsolását.Küldhetsz kártyákat Slack-csatornákra, fogadhatsz Trello-tevékenységi értesítéseket egy adott csatornán, vagy a beállításaidtól függően akár közvetlenül a Slackből is létrehozhatsz és frissíthetsz kártyákat. Így a csapatod a szokásos csevegési környezetében maradhat, miközben a tábláik naprakészek maradnak.
A Power-Up-pal A Google Drive lehetővé teszi fájlok és mappák közvetlen csatolását kártyákhozTekintse meg a dokumentumok előnézeteit, és mindig a legújabb verziót érje el a Trellóban. Ez nagyon hasznos ajánlatok, prezentációk, követelménydokumentumok vagy bármilyen olyan fájl esetében, amelyet egy folyamatban lévő feladathoz kell kapcsolni.
Integráció a A Confluence Cloud egy nagyon hatékony dokumentációs réteget ad hozzáLehetővé teszi a Confluence-oldalak kártyákhoz való csatolását, új oldalak létrehozását a Trellóban, és a tudásbázishoz való hozzáférést a tábláról való elállás nélkül. Azoknak a csapatoknak, amelyek a Confluence-ben dokumentálják folyamataikat és projektjeiket, ez a kapcsolat értékes kontextust ad minden feladathoz.
Végül, a Power-Up of A Jira kulcsfontosságú az agilis vagy szoftverfejlesztő csapatok számáraSzinkronizálja a problémákat, az epikus eseményeket és a feladatokat a két platform között, így a Trellóban láthatod a Jira-elemek aktuális állapotát, azt, hogy kihez rendelték őket, és a folyamatukat anélkül, hogy néhány percenként ellenőrizned kellene a teljes feladatlistát a Jirán belül.
Vannak más, a termelékenységre és a szervezettségre összpontosító Power-Upok is, mint például a következő: Egyéni mezők, amelyekkel konkrét információkat adhatsz hozzá a kártyákhoz, a Kártyasimétlőt az ismétlődő feladatok automatikus létrehozásához, vagy a Naptárat a határidők és esedékességi dátumok könnyebben kezelhető időnézetben történő megtekintéséhez.
A Power-Ups könyvtár: több mint 200 kiterjesztés
A Trello több mint kétszáz hivatalos kiterjesztésű könyvtárral rendelkezik, amellett, hogy a A fejlesztői közösség által létrehozott power-upokEz a katalógus kategóriákba van rendezve, így könnyebben megtalálhatja, amire szüksége van az adott felhasználási eset alapján.
| Kategória | leírás | Példák |
|---|---|---|
| Elemzés | Eszközök, amelyek célja javítsa az analitikai és jelentéskészítési képességeket a tábláid közül. | Irányítópultok, vizuális jelentések, mutatópanelek |
| Kommunikáció | Integrációkra összpontosítva elősegíti a csapat interakcióját és együttműködését. | Slack, Microsoft Teams, csevegő- és videohívási eszközök |
| Termelékenység | Kifejezetten erre a célra tervezett power-upok jobban megszervezheti a feladatokat és automatizálhatja a folyamatokat. | Butler, Naptár, egyéni mezők, kártyaismétlők |
Ezeknek a kategóriáknak köszönhetően nagyon könnyű megtalálni a szükséges Power-Upot anélkül, hogy a teljes listát át kellene nézni. Továbbá szűrőket is alkalmazhat szerszámtípus vagy iparág szerint, ami segít Konfiguráld a Trellót a csapatod munkafolyamatához igazítva elég gyors módon.
Hogyan aktiválhatod és kezelheted a Power-Upokat az irányítópultokon?
A Power-Up aktiválása a Trellóban egy nagyon egyszerű folyamat. Bármelyik tábláról megnyithatod az oldalsó menüt, és elérheted a Power-Up részt. „Power-Ups”-ok új integrációk hozzáadásáhozHa odaértél, láthatod a teljes címtárat, és név szerint kereshetsz, vagy kategória szerint szűrhetsz.
Amikor megtaláltad a számodra érdekes Power-Upot, egyszerűen kattints a lehetőségre a „Add Power-Up” (Power-Up hozzáadása) és kövesse a beállítási lépéseketamelyek jellemzően magukban foglalják a külső szolgáltatásfiókhoz (pl. Google-fiók, Slack stb.) való hozzáférés engedélyezését és néhány alapvető beállítás módosítását.
Ha bármikor módosítani szeretné a működési paramétereket vagy letiltani a bekapcsolást, visszatérhet a menübe. „Power-Up” irányítópulton és hozzáférés az egyes integrációk beállításaihozInnen módosíthatja a beállításokat, leválaszthatja a csatolt fiókokat, vagy letilthatja a bővítményt, ha már nincs rá szüksége.
Fontos megjegyezni, hogy a Trello ingyenes verziójában minden táblán egyszerre csak egy aktív Power-Up lehet. Több Power-Up egyidejű használatához: Előfizetés szükséges valamelyik fizetési tervre. (például Standard, Premium vagy Enterprise). Ezek a csomagok jellemzően magasabb használati korlátokat is tartalmaznak a Butler automatizálásaira és más speciális funkciókra vonatkozóan.
Automatizálja az ismétlődő feladatokat a Trellóban
A Trellóban naponta végrehajtott műveletek közül sok ismétlődő: kártyák listákra helyezése, tagok hozzárendelése, határidők beállítása, címkék hozzáadása, elvégzett feladatok archiválása stb. Az ilyen típusú folyamatok automatizálása az egyik legjobb módja annak, hogy... időt takarít meg és minimalizálja az emberi hibákat a projektmenedzsmentben.
Néhány automatizálás egyszerű Power-Upokkal is elérhető, például a kártyaismétlővel a ... ismétlődő feladatok automatikus létrehozása (például egy hónap végi ellenőrzőlistával), vagy külső eszközökön, például a Zapieren vagy az IFTTT-n keresztül, amelyek lehetővé teszik kártyák létrehozását más alkalmazásokban lévő eseményekből (Gmail e-mail, Evernote jegyzet, Google Naptár esemény stb.).
A Trellón belüli automatizálás igazi kulcsa azonban a Butler. Ez a rendszer úgy lett kialakítva, hogy bárki, programozási ismeretek nélkül is meg tudja csinálni szabályok és parancsok meghatározása, amelyek automatikusan futnak adott műveletekre válaszul a testületen belül. Vagyis alakítsd át a munkamódszeredet egyfajta „ha ez történik, tedd azt” elvvé.
Butler: A Trello automatizálási motorja
A Butler egy Trellóban integrált eszközcsomag, amely lehetővé teszi szabályok, gombok és automatizálások létrehozását kártyákhoz, listákhoz és teljes táblákhoz. Fő célja a Szüntesse meg az ismétlődő manuális feladatokat és egyszerűsítse a csapat munkafolyamatátígy a mechanika helyett a tartalomra koncentrálhatsz.
Az érdekes az, hogy a Butler egy varázslószerű felületet használ, ahol olyan kifejezéseket kell kitöltened, mint például: „amikor ez történik, tedd azt”. Nem kell kódot írnod; egyszerűen csak Ön választja ki az eseményeket és a műveleteket legördülő menükben. Ez lehetővé teszi bárki számára, hogy automatizálásokat tervezzen anélkül, hogy a műszaki csapatra kellene támaszkodnia.
A Butler számos módszert kínál a tábla automatizálására: szabályok, amelyeket bizonyos műveletek automatikusan aktiválnak, kártya- vagy táblaparancsok, amelyek egy gomb megnyomásával indíthatók el és dátum vagy időintervallum szerint ütemezett automatizálások. Mindez ugyanazzal az trigger- és műveleti logikával konfigurálható.
Hogyan működnek Butler szabályai és parancsai?
A Butlerrel való szabály létrehozásának kiindulópontja a következő: definiálja a triggertPéldául: „amikor egy kártya az X listára kerül” vagy „amikor egy adott címkét hozzáadnak egy kártyához”. Miután az esemény meghatározásra került, te döntöd el, hogy mit tegyen Butler ezután, egy vagy több műveletet láncolva össze.
Például elmondhatod Butlernek, hogy Amikor egy kártyát áthelyeznek a „Kész” listára, automatikusan archiválja azt.Hozzáadhatsz egy megjegyzést egy normál üzenettel, és eltávolíthatod a határidőt. Így amint valaki befejezettként jelöl meg egy feladatot, a Butler gondoskodik a rendrakásról és a rendszerezésről anélkül, hogy bárkinek manuálisan kellene csinálnia.
Egy másik lehetőség az, hogy létrehozunk a kártyákon vagy a táblán található gombok, amelyek egy adott műveletsorozatot hajtanak végreKépzeljen el egy „Felkészülés felülvizsgálatra” nevű gombot, amelynek megnyomására a kártya hozzárendelődik egy felelőshöz, a kártya átkerül az „Ellenőrzés alatt” listára, és hozzáad egy ellenőrzőlistát a követendő lépésekkel. Egyetlen kattintással több, korábban egyesével elvégzett lépés is végrehajtható.
Butler lehetővé teszi az ütemezést is időszakos vagy dátumalapú műveletekEz olyan funkciókat tartalmaz, mint a lejárt kártyák napi ellenőrzése és áthelyezése egy „Sürgős” listára, vagy heti összefoglaló küldése egy csatornára, más eszközökkel való integrációval. Ez segít nyomon követni a kritikus feladatokat és minimális erőfeszítéssel rendszerezett irányítópultot fenntartani.
Butler automatikus javaslatai és korlátai a terv szerint
A Butler egy további nagyon érdekes tulajdonsága, hogy elemzi a Trellót, és javaslatokat tesz Automatizálási javaslatok a leggyakrabban ismétlődő műveletek alapjánPéldául, ha folyamatosan áthelyezed a kártyákat egy adott listára, amikor azok állapota megváltozik, Butler javasolhat egy szabályt, amely ezt automatikusan megteheti.
Ezek a javaslatok nagymértékben leegyszerűsítik az automatizálások beállítását, mert Nem kell mindent a nulláról feltalálni.Maga a rendszer felismeri a mintákat, és félig kész opciókat kínál, amelyeket csak a saját ízlésedhez kell igazítanod.
Az elérhetőséget illetően a Butler alapbeállításai minden Trello-felhasználó számára aktívak, beleértve az ingyenes verziót használókat is. A Business Class, a Premium és a Enterprise csomagok azonban tartalmazzák... fejlettebb funkciók, magasabb használati korlátok és hozzáférés hatékonyabb automatizálásokhozEz fontos azoknak a csapatoknak, amelyek napi működésükben nagymértékben támaszkodnak az automatizálásra.
Külső bővítmények és csatlakozók: Zapier, IFTTT és egyebek
A hivatalos Power-Upokon és Butleren túl a Trello ökoszisztéma böngészőbővítményekkel, speciális bővítményekkel és olyan csatlakozókkal bővül, mint a Zapier és az IFTTT. Ezek az eszközök lehetővé teszik Kártyák létrehozásának és frissítésének automatizálása más alkalmazásokban történt események alapján amit a munkádban használsz.
Például beállíthat egy munkafolyamatot úgy, hogy minden alkalommal, amikor egy adott címkével ellátott e-mailt kap a Gmailben, az generáljon egy új kártya egy adott Trello táblánAz Evernote jegyzetekből, új Google Naptár-eseményekből vagy más platformokról származó űrlapokból is automatikusan létrehozhatók kártyák.
Az ilyen típusú integrációk a Trellót a digitális környezetedben történő minden fontos esemény központi központjává teszik, kiküszöbölve a manuális beavatkozás szükségességét. A Butlerrel és a belső Power-Upokkal kombinálva... Beállíthat egy nagyon komplett automatizálási rendszert, amely összhangban van a csapata valóságával..
Az ingyenes verzió korlátozásai és a fizetős csomagok előnyei
A Trello ingyenes verziójával való munka több mint elegendő az automatizálásokkal és a Power-Upokkal való kísérletezéshez, de érdemes tisztában lenni a korlátaival. Ahogy korábban említettük, Táblánként csak egy aktív Power-Up engedélyezett. az ingyenes csomagban, ami arra kényszerít, hogy gondosan válaszd ki a legfontosabb integrációt, ha nem akarsz fizetős csomagra váltani.
Ezen kívül Butlernek is van Használati korlátok a fiók típusától függőenEz vonatkozik mind a végrehajtható parancsok számára, mind a havi műveletek mennyiségére. Személyes használatra vagy kevés automatizálással rendelkező kis csapatok számára ez általában elegendő, de ha a csapat a munkafolyamat nagy részét automatizálni szeretné, akkor valószínűleg érdemes megfontolni az egyik fizetős csomagot.
Egy magasabb csomagra való frissítéssel több Power-Upot is engedélyezhetsz táblánként, megnövelheted a Butler-korlátokat, hozzáférést biztosíthatsz további nézetekhez (például Idővonal, Táblázat, Irányítópult stb.), és több kezelési és biztonsági lehetőséget kínálsz a vállalkozások számára. Azoknak a csapatoknak, amelyek nagymértékben támaszkodnak a Trellóra a munkájukhoz... projektmenedzsment és napi koordinációEzek az extrák nagy különbséget jelenthetnek.
Amint láthatod, a Trellóval, Butlerrel és a megfelelő power-upokkal megteheted átalakítani egy egyszerű táblát Ez egy hatékony platform a csapatok koordinálására, a folyamatok automatizálására és az információk központosítására. A gyorsbillentyűk, a speciális keresés, a külső integrációk és az intelligens szabályok kombinálásával olyan munkakörnyezetet hozhat létre, ahol a rutinfeladatok automatikusan kerülnek feldolgozásra, lehetővé téve csapata számára, hogy valóban arra koncentráljon, ami értéket teremt. Oszd meg ezt az útmutatót, és több felhasználó tudhat meg mindent a Trellóval és a Butlerrel kapcsolatban..
